売掛金の回収漏れや請求書の発送忘れを防ぐための管理方法とは?


会社経営を安定させた状態で続けるためには、発生している売上に対し取引先には請求書を発送し、適切に期日に売掛金を回収することが必要です。

事業規模が大きくなれば請求書の数も増え、結果として多くの売掛金を抱えることになってしまいます。

適切に請求書を取引先に発送し、売掛金の回収を遅れず行わなければ、売上ばかりが上がり手元の資金は不足する状態になってしまうでしょう。

そこで、売掛金の回収漏れや請求書の発送忘れを防ぐため、どのように管理を行うべきか徹底解説していきます。

 

請求書と売掛金の関係

日本の商取引では、現金による決済ではなく、一定期間をまとめて請求する掛け取引が用いられることが一般的です。

そのため締め日にはそれまでの取引分をまとめ、取引先に請求書を発送します。

請求書に記載された代金が取引先から入金されるまでの間は売掛金が発生しますが、この売掛金とは売掛債権という支払いを受ける権利です。

売掛金は会計処理において資産の部の流動資産に分類されますが、取引先から代金が入金されれば現金などに代わり、消失します。

取引先から売掛金が入金されるまでの間、仕入れや固定費などの支払いが先行するため、手元の資金は不足しがちとなるためお金の流れをしっかり把握しておくことが必要です。

 

請求書発送や売掛金回収までを管理するために必要なこと

取引先に対し請求書をぬかりなく発生したのか、いつが期日で売掛金が入金される予定なのか、回収できているのかなど把握するためには取引先ごと「売掛金元帳」による管理が必要です。

売上が計上されるごとに売掛金の発生を記入し、取引先から売掛金が入金されたときもその情報を記録していきます。

請求書の発生も同時に記載しておくと、請求ミスがなくなります。

 

売上計上から売掛金回収までの流れ

商品を販売・サービスを提供したとき、どのような会計処理や事務手続きをすればよいか、その流れを把握しておきましょう。

会社ごとに流れは異なりますが、一般的には次のような処理が行われます。

 

見積書や請求書などの証憑の作成

事業の種類や取引先との関係により、どのような書類を必要とするかは異なります。

まずは販売や提供を目的として、どのくらいの価格や料金になるか算出し、取引先に提示しする書面が「見積書」です。

取引先が見積書の内容に納得した場合には、商品を納品またはサービスが提供されますが、商品を納めるときにはその明細を記載した「納品書」が渡されます。

 

商品を発送する

商品に納品書を付け、取引先に発送しますが、月に何度も取引がない場合などは請求書も同時に送ります。

 

請求書を発送する

そして納品した商品や提供したサービスの代金について、支払いを求める書面「請求書」です。

なお、取引が一度ではなく、月に数回納品や提供が行われる場合には一定期間分を一度にまとめ請求書を作成しますが、この場合の納品書には通し番号を記載し管理していきまあしょう。

 

売上を計上

商品を発送後は売上を計上します。なお、売上を計上するタイミングは会社により異なりますが、この場合は商品発送により売上を計上する基準のケースです。

 

借方勘定科目:売掛金 / 貸方勘定科目:売上

 

取引先から入金確認後に領収証を発行

支払期日に取引先から売掛金が入金されたことを確認した場合、領収証を作成し取引先に渡します。このとき、収入印紙の貼り忘れにも注意してください。

収入印紙は販売した商品や提供したサービスなどの内容や金額により異なります。

 

帳簿に入金の仕訳を記載

取引先から売掛金が入金されたことの確認ができたら、売掛金が入金済となった仕訳を記載します。

 

借方勘定科目:現金または預金 / 貸方勘定科目:売掛金

 

売掛金の残高の確認

売掛金が入金された仕訳を記載した後は、売掛金元帳の売掛金残高と帳簿上の売掛金残高を確認してください。

もしズレがある場合には、帳簿の記載ミスの他、取引先から振込みが行われた金額に誤りがあることも考えられます。

もし振込手数料が相殺されているときには、不足している金額を「支払手数料」で処理しましょう。

 

まとめ

会社経営で重視したいことは売上を伸ばし利益を上げていくことでしょうが、いくら売上が伸び利益を生み出せていても、手元の資金が枯渇すれば倒産してしまいます。

そこで、売掛金は取引先から期日内に回収することが必要なため、請求書などの発送ミスを防ぐようにしましょう。

健全な経営を行っていく上で重要なことですが、取引先が増えれば売掛金管理も煩雑になり、ミスやぬかりが発生しないとも限りません。

売掛金元帳などを取引先ごとに作成し、回収漏れや請求漏れが起きないよう日頃からチェックする癖をつけることも大切です。

また、期日まで売掛金が現金化されず手元の資金が不足しそうなときには、ファクタリングなどで早期化させることも検討しましょう。

すでに請求書は発送しているものの、回収までの期日が長く設定されているときなどにも有効です。