請求書で迷いがちな前払いが発生するケースの作成方法とは?


請求書を作成するとき、すでに代金を受け取っている前払いのときには、その記載方法で迷いが生じることもあるでしょう。

通常であれば、商品やサービスを販売した後でその代金を入金してもらうため請求書を発行しますが、先に代金を前払いで受け取っていると請求する意味さえあるのかと感じてしまいがちです。

そこで、もしも前払いで入金済みの代金がある場合にはどのように請求書を作成すればよいのか徹底解説していきます。

 

前払い分が含まれる請求書の作成方法

請求書を発行するとき、すでに支払われている前払い分が請求代金に含まれるときには、その分を請求書に反映させることが必要です。

前払いとは、本来なら商品やサービスを販売した後で支払われるはずだった代金を、前もって受け取ることを指しています。

全額前払いという場合もあれば、一部のみ前払いしてもらうこともありますが、前払い金の授受により売買契約が成立した証拠として扱われます。

入金されている金額があるときの請求書は、主に次のような流れに沿って作成しましょう。

  1. 商品やサービスの税抜金額を記載
  2. 消費税額を記載
  3. 本来の請求金額(1+2)から入金済の金額分をマイナス表記
  4. マイナス分を差し引いた合計金額を記載

前払い分を差し引いてから消費税を加算してしまわないようにしてください。

確認のため、前払い分の内容や入金日など、詳細は摘要欄や備考欄に記載しておくと安心です。

 

取引先から請求書が発行されていない状態での前払いは可能?

商品や材料を仕入れればその代金を支払う必要がありますが、仕入れ先から請求書が届かないといったこともあるでしょう。

その場合、再発行してもらう必要などがあるでしょうが、約束の期日前などは請求書が届くよりも先に前払いしてよいものか迷ってしまうものです。

仮に請求書が手元になかったとしても、取引内容の証明ができれば前払いしても問題ありません。ただし、支払ったときの証明がなければ、税務調査で証憑の提出を求められ困ることになります。

そのため前払いした場合でも、必ず請求書は発行してもらうようにしましょう。

また、手元に請求書がなくても、業務完了報告書や領収書があれば取引の内容を証明できます。

銀行振込で前払いしたときには、振込用紙や通帳の控えが領収書として扱われることになるでしょう。

なお、取引内容を証明するためには、

  • ・取引日付
  • ・取引先名(取引相手の名前)
  • ・取引内容(名目など)
  • ・取引金額

などが記載されていることが必要です。

前払いしていれば請求書を発行してもらう意味はないと感じるでしょうが、発行する側にとっても取引内容や受取代金を証明する書類として使われます。

また、消費税額の内訳などの確認にも必要となるため、もし手元に届かないのであれば発行してもらうようにしてください。

 

請求書前払いで資金を調達する方法

請求書の発行は販売する側と購入する側、どちらにとっても重要なことです。

そして請求書は、いざ手元の資金が不足したときの資金調達方法としても使えるため、必ず発行してもらうようにしましょう。

請求書を現金化し、前払いで資金を調達するサービスファクタリングといいます。

販売相手に請求書を発送しているものの、入金されるまであと数か月待たなければならず、もしこの代金が前払いで入金されれば…と考えてしまうこともあるでしょう。

特に手元の資金が不足がちなときには、銀行からまた融資を受けて資金調達しなければならないなど、資金繰りで頭がいっぱいになり本業に集中しにくくなってしまいます。

そのようなとき、請求書をもとに売掛金を現金化させ、早ければ即日現金を手にすることを可能とするのがファクタリングの強みです。

ファクタリングは、別名「請求書買取サービス」や「請求書前払いサービス」といった呼ばれ方をすることもあり、中小企業ではメジャーな資金調達方法として活用されつつあります。

 

ファクタリングで未回収リスクの回避が可能

商品やサービスを販売した後、請求書を発行しても売掛先が倒産してしまったら…。代金は回収できなくなり、手元の現金は増えません。最悪、連鎖倒産してしまうリスクが高くなるため、貸し倒れリスクに注意して取引相手を選ぶことが必要です。

ただ、ファクタリングで請求書を前払いさせることにより、そのようなアクシデントによる貸し倒れを回避できます。

ファクタリングを利用すると手数料を差し引かれるため、本来受け取るはずだった売掛金は減少しますが、すぐにお金が必要というときや貸し倒れリスクを回避できるというメリットのほうが大きいといえます。

 

ファクタリング利用で発生する手数料の相場

ファクタリングで発生する手数料は、

  • ・2社間ファクタリング(自社とファクタリング会社で契約)…請求金額の10~20%
  • ・3社間ファクタリング(自社・ファクタリング会社・売掛先で契約)…請求金額の1~5%

という相場です。

売掛先とファクタリング契約を結ぶことのない2社間ファクタリングでは、売掛債権の二重譲渡や信用面でファクタリング会社が負うリスクが高いため、リスクヘッジとして手数料が割高に設定されています。

手数料はかかりますが、すぐに資金調達したいときには請求書を前払いできる便利なサービスなので、うまく活用することをオススメします。